Tato pravidla definují základní vztahy a procesy vznikající při přípravě a realizaci standardního on-line výběrového řízení.
U ostatních forem využití, která se liší od standardního výběrového řízení a jejichž potřeby tato Pravidla nepostihují, vyhlašovatel předem, a to obvykle v pozvánce, informuje účastníky o podmínkách vyhlašované události.
Pro účely těchto Pravidel jsou základní pojmy definovány následovně:
Vyhlašovatel se zavazuje, že jím deklarovaný zájem vyjednat cenové a obchodní podmínky na nákup předmětu e-aukce je skutečný, pokud není předem deklarováno jinak. Pro řádný průběh on-line výběrového řízení vyhlašovatel zajistí:
Vyhlašovatel, nebo jím pověřený poskytovatel, připraví na příslušné internetové adrese elektronickou aukční síň.
Vyhlašovatel zpracuje elektronickou pozvánku k účasti v on-line výběrovém řízení. V pozvánce je specifikován předmět e-aukce, tj. zboží nebo služby o jejichž nákup či prodej má vyhlašovatel zájem, s informací o celkovém objemu a popřípadě délce plnění sjednávaného kontraktu, dále zadávací a volitelné podmínky včetně termínu konání, časového harmonogramu, pravidel prodlužování, internetová adresa e-aukční síně, na které se e-aukce uskuteční a kontakt na administrátora.
V případech, kdy je vyhlašovatel zastupován poskytovatelem, zajistí vyhlašovatel předání potřebných informací poskytovateli nutných k vytvoření elektronické pozvánky a připravenou pozvánku autorizuje.
Vyhlašovatel sám nebo prostřednictvím poskytovatele rozešle pozvánky na adresy dodavatelů, resp. kupujících u prodejní e-aukce, kteří podle jeho soudu naplňují kvalifikační předpoklady sjednávané obchodní transakce.
V případech, kdy je vyhlašovatel zastupován poskytovatelem, je pozvánka rozeslána dle seznamu dodavatelů, který je vyhlašovatelem autorizovaný.
Ve stanovených termínech umožní vyhlašovatel, nebo v jeho zastoupení poskytovatel dodavatelům vstup do e-aukční síně a zajistí její fungování podle pravidel zadávacího a soutěžního kola a dbá na řádný průběh e-aukce.
V případě dotazů či neočekávaných komplikací mohou účastníci on-line výběrového řízení komunikovat s administrátorem, a to prostřednictvím telefonu nebo chat komunikace, která je součástí e-aukční síně.
V případech, kdy postup uchazeče on-line výběrového řízení je v rozporu s požadavky vyhlašovatele nebo s těmito Pravidly je vyhlašovatel oprávněn takovéhoto uchazeče vyřadit.
V Soutěžním kole je vyhlašovatel oprávněn vyřadit uchazeče v případech, kdy:
Vyřazení uchazeče musí předcházet prokazatelné sdělení ze strany vyhlašovatele nebo administrátora na porušení jedné z výše uvedených podmínek. Poskytovatel upozorňuje, že pokud v Soutěžním kole dojde k vyřazení uchazeče s nejlepší nabídkou, provede systém přepočet hodnot a nejlepší nabídka bude on-line přepočtena. V případě, že vyřazený uchazeč deklaruje zájem okamžitě splnit veškeré požadavky administrátora, resp. vyhlašovatele, může vyhlašovatel rozhodnout o znovuzařazení uchazeče do on-line výběrového řízení.
Dodavatel potvrzuje prostou účastí v on-line výběrovém řízení, že jím deklarovaný zájem vyjednat cenové a obchodní podmínky na prodej předmětu e-aukce je skutečný.
Dodavatel se přihlašuje k účasti v e-aukci pomocí přístupového jména, hesla a přístupového klíče, a to na internetové adrese, která je uvedena v pozvánce. Pomocí těchto údajů se dodavatel identifikuje při vstupu do e-aukční síně. Dodavatel je povinen postarat se vhodnými opatřeními o jejich důvěrnost tak, aby se jejich použitím nikdo nemohl neoprávněně zúčastnit e-aukce. Přístup do e-aukční síně lze získat pouze se souhlasem vyhlašovatele. Při podezřelých či evidentně chybných údajích nebo při zneužití může být přístup dodavateli odepřen. O odebrání přístupu dodavateli rozhoduje vyhlašovatel. Přihlášení může být staženo i samotným dodavatelem, a to kdykoliv do zahájení soutěžního kola e-aukce.
Dodavatel se zavazuje, že pokud od vyhlašovatele obdrží vyrozumění o výběru jeho nabídky, pak ve sjednané lhůtě uzavře s vyhlašovatelem smlouvu na předmět e-aukce v uvedené komoditě, vybraných položkách a na požadované smluvní období (pokud v zadání e-aukce není stanoveno jinak). Dodavatel se rovněž zavazuje dodržet jak zadávací podmínky vyhlašovatele, tak i volitelné podmínky, ke kterým se zavázal ve své nabídce platné v okamžiku ukončení soutěžního kola. Zákonné nároky na záruky ke zboží zůstávají nedotčeny.
V procesu přípravy, realizace a vyhodnocení on-line výběrového řízení se vedle vyhlašovatele a dodavatelů, resp. odběratelů - v případech prodejních výběrových řízeních, mohou podílet na výsledku také další osoby, z nichž nejčastěji jde o poskytovatele, administrátora a pozorovatele.
Administrátor je konkrétní osoba na straně vyhlašovatele, nebo poskytovatele, která technicky a komunikačně zabezpečuje a řídí realizaci on-line výběrového řízení.
Pokud je nutné, aby při realizaci on-line výběrového řízení aktivně působily další osoby v pozici, která není Pravidly definována, ale která ovlivňuje průběh a konání e-aukce, oznámí a projednají takovou skutečnost vyhlašovatel a dodavatelé v dostatečném předstihu.
Soutěžní kolo je zahájeno dle časového plánu uvedeného v pozvánce.
V tomto kole vidí každý dodavatel kromě své nabídky také nejnižší nabídku podanou v soutěži nebo své aktuální pořadí. V soutěžním kole lze cenovou nabídku jen snižovat. Ostatní volitelné podmínky mohou být dodavatelem měněny způsobem stanoveným vyhlašovatelem.
Doba trvání soutěžního kola je uvedena v pozvánce. Pro každou e-aukci určuje vyhlašovatel o své vůli, nebo na návrh poskytovatele individuální podmínky prodlužování soutěžního kola (o kolik minut se může prodloužit a v kolika posledních minutách musí dojít ke změně ceny, aby se k prodloužení přistoupilo) a minimální krok snižování jednotkové ceny. Minimální krok snižování jednotkové ceny se vztahuje k aktuální nabídce dodavatele. Vyhlašovatel může stanovit i maximální krok snižování jednotkové ceny; tento krok se pak vztahuje k minimální nabídce e-aukční síně. Při snižování jednotkové ceny musí být dodrženy nejen výše uvedené podmínky snižování, ale musí být respektována i skutečnost, že v průběhu soutěžního kola nelze provést takové snížení, které by znamenalo dosažení totožné úrovně nabídky s nabídkou, která je v dané chvíli minimální (tj. v soutěžním kole může být minimální nabídka pouze jedna).
Vyhlašovatel má rovněž právo rozhodnout o manuálním prodloužení e-aukce.
Pokud v e-aukční síni dojde k postupu vykazujícímu odchylku od výše uvedeného (např. povolení změny cenové nabídky dodavatele směrem nahoru učiněné na základě jeho telefonické či chat komunikace - tj. např. při zjištění chyby při typování položky či technických potížích účastníka e-aukce), může být e-aukce z rozhodnutí vyhlašovatele prodloužena manuálně, přičemž o této skutečnosti musí administrátor všechny účastníky e-aukce informovat.
On-line výběrové řízení může být ukončeno:
Ukončením e-aukce se rozumí ukončení soutěžního kola. Tímto okamžikem se zastavuje příjem nových nabídek dodavatelů včetně požadavků na změny již zapsaných nabídek. Při manuálním ukončení e-aukce je administrátor povinen tuto skutečnost všem účastníkům e-aukce oznámit předem. Doba do ukončení kola je účastníkům signalizována hodnotou limitovaného času, která v okamžiku ukončení Soutěžního kola dosáhne hodnoty 0 sec. Dobu před ukončením Soutěžního kola může uchazeč využít ke změně své nabídky.
Po ukončení on-line výběrového řízení vyhlašovatel vyhodnocuje nabídky dodavatelů, jeho rozhodnutí mohou mít následující podobu:
Vyhlašovatel sdělí výsledek e-aukce jednotlivým dodavatelům. Informací o výsledku se rozumí sdělení o výběru nebo nevybrání dodavatele pro uzavření kupní smlouvy (resp. jeho postoupení nebo nepostoupení do dalšího kola on-line výběrového řízení). Toto sdělení musí být dodavatelům odesláno nejpozději do 30-ti dnů od ukončení soutěžního kola. Jako dostatečná podoba vyrozumění se považuje i elektronická forma tohoto sdělení.
Tato Pravidla on-line výběrových řízení jsou v tomto znění v plném rozsahu platná a účinná od 1. 1. 2013 vůči všem účastníkům zde uvedeným.