Aukční pravidla

I. Výklad pojmů

Tato pravidla definují základní vztahy a procesy vznikající při přípravě a realizaci standardního on-line výběrového řízení.

U ostatních forem využití, která se liší od standardního výběrového řízení a jejichž potřeby tato Pravidla nepostihují, vyhlašovatel předem, a to obvykle v pozvánce, informuje účastníky o podmínkách vyhlašované události.

Pro účely těchto Pravidel jsou základní pojmy definovány následovně:

• on-line výběrová řízení, označovaná také jako e-aukce, jsou dynamickým on-line porovnáváním aktuálních dodavatelských možností. V jejich průběhu jednotliví zúčastnění dodavatelé mohou ve vymezeném čase bezprostředně a stále reagovat na změny v konkurenčních nabídkách úpravami vlastní nabídky. Reakce na poptávku vyhlašovatele jsou prezentovány ve sdíleném prostředí porovnávací tabulky umístěné na internetu, pro kterou účastníci užívají název e-aukční síň, resp. Virtuální aukční síň. Protože významně převažuje počet nákupních výběrových řízení nad prodejními, je zmíněno porovnávání "dodavatelských možností" a má se za to, že u prodejních e-aukcí se místo dodavatele míní odběratel, resp. kupující.
• e-aukční síň: elektronické prostředí, ve kterém dodavatelé svými nabídkami reagují na poptávku (v případě prodeje nabídku) vyhlašovatele. Je umístěna na určené adrese ve veřejné datové síti Internet.
• vyhlašovatel: v případě veřejných zakázek regulovaných zákonem se užívá výraz zadavatel, osoba, která v elektronickém prostředí deklaruje svůj zájem koupit, resp. nakupovat předmět výběrového řízení a definuje podmínky výběrového řízení, způsob a čas potřebný k vyhodnocení, zodpovědné osoby za konání e-aukce včetně administrátora a nezbytných kontaktů. V případě prodejní e-aukce se rozumí, že vyhlašovatel deklaruje zájem prodat, resp. prodávat.
• dodavatel: v případě veřejných zakázek regulovaných zákonem se užívá termín uchazeč, osoba, která v rámci on-line výběrového řízení podává a upravuje svou nabídku ceny a soutěžních podmínek podle požadavků vyhlašovatele/zadavatele a v reakci na změny v konkurenčních návrzích do systému. V případě nákupní e-aukce se jedná o dodavatele, u prodejní je míněn odběratel, resp. kupující.
• administrátor: osoba na straně vyhlašovatele nebo poskytovatele, která přímo vykonává přípravu, realizaci a vyhodnocování on-line výběrového řízení.
• předmět e-aukce: zboží či služby poptávané, resp. v případě prodeje nabízené, vyhlašovatelem v on-line výběrovém řízení.
• zadávací podmínky: množstevní, kvalitativní, platební, časové a ostatní podmínky, které definuje vyhlašovatel a jejichž splnění ze strany dodavatele, resp. kupujícího v případě prodeje, je předpokladem jeho účasti v on-line výběrovém řízení.
• soutěžní kolo: on-line porovnání nabídek a jejich stálé vyhodnocování v limitovaném čase.

II. O vyhlašovatelích

Vyhlašovatel se zavazuje, že jím deklarovaný zájem vyjednat cenové a obchodní podmínky na nákup předmětu e-aukce je skutečný, pokud není předem deklarováno jinak. Pro řádný průběh on-line výběrového řízení vyhlašovatel zajistí:

1. Vytvoření e-aukční síně

   Vyhlašovatel, nebo jím pověřený poskytovatel, připraví na příslušné internetové adrese elektronickou aukční síň.

2. Sestavení elektronické pozvánky k účasti v e-aukci

   Vyhlašovatel zpracuje elektronickou pozvánku k účasti v on-line výběrovém řízení. V pozvánce je specifikován předmět e-aukce, tj. zboží nebo služby o jejichž nákup či prodej má vyhlašovatel zájem, s informací o celkovém objemu a popřípadě délce plnění sjednávaného kontraktu, dále zadávací a volitelné podmínky včetně termínu konání, časového harmonogramu, pravidel prodlužování, internetová adresa e-aukční síně, na které se e-aukce uskuteční a kontakt na administrátora.

   V případech, kdy je vyhlašovatel zastupován poskytovatelem, zajistí vyhlašovatel předání potřebných informací poskytovateli nutných k vytvoření elektronické pozvánky a připravenou pozvánku autorizuje.

3. Rozeslání elektronických pozvánek

   Vyhlašovatel sám nebo prostřednictvím poskytovatele rozešle pozvánky na adresy dodavatelů, resp. kupujících u prodejní e-aukce, kteří podle jeho soudu naplňují kvalifikační předpoklady sjednávané obchodní transakce.

   V případech, kdy je vyhlašovatel zastupován poskytovatelem, je pozvánka rozeslána dle seznamu dodavatelů, který je vyhlašovatelem autorizovaný.

4. Vlastní průběh e-aukce

   Ve stanovených termínech umožní vyhlašovatel, nebo v jeho zastoupení poskytovatel dodavatelům vstup do e-aukční síně a zajistí její fungování podle pravidel zadávacího a soutěžního kola a dbá na řádný průběh e-aukce.

   V případě dotazů či neočekávaných komplikací mohou účastníci on-line výběrového řízení komunikovat s administrátorem, a to prostřednictvím telefonu nebo chat komunikace, která je součástí e-aukční síně.

5. Možnost vyřazení účastníka

   V případech, kdy postup uchazeče on-line výběrového řízení je v rozporu s požadavky vyhlašovatele nebo s těmito Pravidly je vyhlašovatel oprávněn takovéhoto uchazeče vyřadit.

    

   V Soutěžním kole je vyhlašovatel oprávněn vyřadit uchazeče v případech, kdy:

   • - uchazeč po administrátorovi opakovaně požaduje provedení změny cenové úrovně své nabídky
   • - uchazeč nepředloží kompletní cenovou nabídku a přitom se jedná o případ, kdy je tato komplexnost vyžadována
   • - uchazeč nevyplní požadované volitelné podmínky a na výzvu k vyplnění chybějících volitelných podmínek nereaguje
   • - uchazeč změnil kvalitu nabízeného zboží, kterou deklaroval, uchazeč opakovaně reaguje způsobem, který je v rozporu s požadavkem administrátora vyjádřeným v chatové či e-mailové komunikaci s tímto uchazečem, resp. ostatními uchazeči.

    

   Vyřazení uchazeče musí předcházet prokazatelné sdělení ze strany vyhlašovatele nebo administrátora na porušení jedné z výše uvedených podmínek. Poskytovatel upozorňuje, že pokud v Soutěžním kole dojde k vyřazení uchazeče s nejlepší nabídkou, provede systém přepočet hodnot a nejlepší nabídka bude on-line přepočtena. V případě, že vyřazený uchazeč deklaruje zájem okamžitě splnit veškeré požadavky administrátora, resp. vyhlašovatele, může vyhlašovatel rozhodnout o znovuzařazení uchazeče do on-line výběrového řízení.

III. O dodavatelích

Dodavatel potvrzuje prostou účastí v on-line výběrovém řízení, že jím deklarovaný zájem vyjednat cenové a obchodní podmínky na prodej předmětu e-aukce je skutečný.

1. Přihlašování v prostředí

   Dodavatel se přihlašuje k účasti v e-aukci pomocí přístupového jména, hesla a přístupového klíče, a to na internetové adrese, která je uvedena v pozvánce. Pomocí těchto údajů se dodavatel identifikuje při vstupu do e-aukční síně. Dodavatel je povinen postarat se vhodnými opatřeními o jejich důvěrnost tak, aby se jejich použitím nikdo nemohl neoprávněně zúčastnit e-aukce. Přístup do e-aukční síně lze získat pouze se souhlasem vyhlašovatele. Při podezřelých či evidentně chybných údajích nebo při zneužití může být přístup dodavateli odepřen. O odebrání přístupu dodavateli rozhoduje vyhlašovatel. Přihlášení může být staženo i samotným dodavatelem, a to kdykoliv do zahájení soutěžního kola e-aukce.

2. Závaznost nabídky

   Dodavatel se zavazuje, že pokud od vyhlašovatele obdrží vyrozumění o výběru jeho nabídky, pak ve sjednané lhůtě uzavře s vyhlašovatelem smlouvu na předmět e-aukce v uvedené komoditě, vybraných položkách a na požadované smluvní období (pokud v zadání e-aukce není stanoveno jinak). Dodavatel se rovněž zavazuje dodržet jak zadávací podmínky vyhlašovatele, tak i volitelné podmínky, ke kterým se zavázal ve své nabídce platné v okamžiku ukončení soutěžního kola. Zákonné nároky na záruky ke zboží zůstávají nedotčeny.

IV. O poskytovatelích, pozorovatelích a ostatních osobách

V procesu přípravy, realizace a vyhodnocení on-line výběrového řízení se vedle vyhlašovatele a dodavatelů, resp. odběratelů - v případech prodejních výběrových řízeních, mohou podílet na výsledku také další osoby, z nichž nejčastěji jde o poskytovatele, administrátora a pozorovatele.

1. Administrátor

   Administrátor je konkrétní osoba na straně vyhlašovatele, nebo poskytovatele, která technicky a komunikačně zabezpečuje a řídí realizaci on-line výběrového řízení.

2. Ostatní osoby

   Pokud je nutné, aby při realizaci on-line výběrového řízení aktivně působily další osoby v pozici, která není Pravidly definována, ale která ovlivňuje průběh a konání e-aukce, oznámí a projednají takovou skutečnost vyhlašovatel a dodavatelé v dostatečném předstihu.

V. Soutěžní kolo

Soutěžní kolo je zahájeno dle časového plánu uvedeného v pozvánce.

V tomto kole vidí každý dodavatel kromě své nabídky také nejnižší nabídku podanou v soutěži nebo své aktuální pořadí. V soutěžním kole lze cenovou nabídku jen snižovat. Ostatní volitelné podmínky mohou být dodavatelem měněny způsobem stanoveným vyhlašovatelem.

Doba trvání soutěžního kola je uvedena v pozvánce. Pro každou e-aukci určuje vyhlašovatel o své vůli, nebo na návrh poskytovatele individuální podmínky prodlužování soutěžního kola (o kolik minut se může prodloužit a v kolika posledních minutách musí dojít ke změně ceny, aby se k prodloužení přistoupilo) a minimální krok snižování jednotkové ceny. Minimální krok snižování jednotkové ceny se vztahuje k aktuální nabídce dodavatele. Vyhlašovatel může stanovit i maximální krok snižování jednotkové ceny; tento krok se pak vztahuje k minimální nabídce e-aukční síně. Při snižování jednotkové ceny musí být dodrženy nejen výše uvedené podmínky snižování, ale musí být respektována i skutečnost, že v průběhu soutěžního kola nelze provést takové snížení, které by znamenalo dosažení totožné úrovně nabídky s nabídkou, která je v dané chvíli minimální (tj. v soutěžním kole může být minimální nabídka pouze jedna).

Vyhlašovatel má rovněž právo rozhodnout o manuálním prodloužení e-aukce.

Pokud v e-aukční síni dojde k postupu vykazujícímu odchylku od výše uvedeného (např. povolení změny cenové nabídky dodavatele směrem nahoru učiněné na základě jeho telefonické či chat komunikace - tj. např. při zjištění chyby při typování položky či technických potížích účastníka e-aukce), může být e-aukce z rozhodnutí vyhlašovatele prodloužena manuálně, přičemž o této skutečnosti musí administrátor všechny účastníky e-aukce informovat.

VI. Ukončení e-aukce

On-line výběrové řízení může být ukončeno:

1. automaticky
   1. e-aukce skončí uplynutím stanoveného času
2. manuálně
   1. vyhlašovatel nemá zájem v e-aukci pokračovat
   2. dojde k vnějšímu narušení v průběhu e-aukce

Ukončením e-aukce se rozumí ukončení soutěžního kola. Tímto okamžikem se zastavuje příjem nových nabídek dodavatelů včetně požadavků na změny již zapsaných nabídek. Při manuálním ukončení e-aukce je administrátor povinen tuto skutečnost všem účastníkům e-aukce oznámit předem. Doba do ukončení kola je účastníkům signalizována hodnotou limitovaného času, která v okamžiku ukončení Soutěžního kola dosáhne hodnoty 0 sec. Dobu před ukončením Soutěžního kola může uchazeč využít ke změně své nabídky.

VII. Vyhodnocení e-aukce

Po ukončení on-line výběrového řízení vyhlašovatel vyhodnocuje nabídky dodavatelů, jeho rozhodnutí mohou mít následující podobu:

1. Vyhlašovatel provede výběr nejvhodnější nabídky a jejího dodavatele o této skutečnosti vyrozumí. Tím se vybraná nabídka stává podkladem k objednávce, resp. smlouvě. Pokud se jedná o e-aukci tzv. vícepoložkovou, vyhlašovatel má právo provést výběr i po jednotlivých položkách e-aukce a vybraná nabídka se tímto stává rovněž vyjednanou objednávkou. Vyhlašovatel si tak touto cestou může vybrat více než jednoho dodavatele. Dodavatelům, jejichž nabídka jako nejvhodnější vybrána nebyla, tuto skutečnost vyhlašovatel pouze oznámí.
2. Vyhlašovatel e-aukci zruší - tento způsob znamená uzavření e-aukce bez výběru dodavatele (vyhlašovatel rozešle dodavatelům informace o zrušení).
3. Vyhlašovatel vyhlásí další kolo, do něhož postoupí vybraní dodavatelé z předchozího kola, kteří nejlépe splnili podmínky vyhlašovatele. Celý proces se pak opakuje.

Vyhlašovatel sdělí výsledek e-aukce jednotlivým dodavatelům. Informací o výsledku se rozumí sdělení o výběru nebo nevybrání dodavatele pro uzavření kupní smlouvy (resp. jeho postoupení nebo nepostoupení do dalšího kola on-line výběrového řízení). Toto sdělení musí být dodavatelům odesláno nejpozději do 30-ti dnů od ukončení soutěžního kola. Jako dostatečná podoba vyrozumění se považuje i elektronická forma tohoto sdělení.

VIII. Platnost a účinnost

Tato Pravidla on-line výběrových řízení jsou v tomto znění v plném rozsahu platná a účinná od 1. 1. 2013 vůči všem účastníkům zde uvedeným.